Remboursement de frais

Les travailleurs qui effectuent des déplacements professionnels (mission, réunion, formation,…) avec leur véhicule privé ont droit à un remboursement de frais pour ces déplacements. Ces frais de déplacement peuvent être remboursés par l'employeur, soit de manière forfaitaire, soit sur la base de justificatifs.

Le SPF Finances considère les remboursements forfaitaires, alloués au travailleur pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule privé, comme des dépenses propres à l'employeur déterminées en faisant usage de critères sérieux et concordants pour autant qu'elles n'excèdent pas les montants remboursés aux fonctionnaires pour des trajets professionnels similaires.

Dans un tel cas, aucun justificatif n'est demandé et les montants remboursés ne seront pas considérés comme de la rémunération soumise à cotisations sociales ou à impôts.

Pour la période du 1er juillet 2023 au 30 septembre 2023, le montant de l'indemnité kilométrique diminue et est fixé à 0,4237€/km parcouru. Pour la période précédente, il était fixé à 0,4246 €/km.

Quelles conséquences pour notre secteur ?

Les conséquences sont différentes selon que l'employeur ressort de la CP 329.02 ou 329.03.

Employeurs de la CP 329.02 :

Sur base de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs de la CP 329.02 sont tenus de rembourser les frais de déplacement professionnels effectués avec le véhicule personnel du travailleur à concurrence de minimum 0,4161 €/km parcouru (montant indexé pour la période du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023).

Avant 2008, le remboursement attribué au personnel de l’Etat servait souvent de référence dans les associations de la CP 329.

Après la signature de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs ont pu décider de continuer à se référer au montant payé aux fonctionnaires lorsque celui-ci est plus avantageux pour le travailleur (ce n'est pas admis si le montant des fonctionnaires est inférieur au montant de la CCT de 2008). Cela doit être prévu par un accord conclu au sein du Conseil d’entreprise ou avec la délégation syndicale ou, à défaut de ces organes, par convention collective de travail d’entreprise ou par l’intermédiaire d’une disposition insérée dans le règlement de travail.

Actuellement, le montant attribué au personnel de l'Etat reste supérieur au montant prévu dans la CCT de 2008.

Les employeurs de la Sous-Commission paritaire 329.02 ne sont dès lors, pas tenu de se référer aux frais de mission du personnel de l'Etat sauf s’il a été décidé au sein de l'association de se baser sur le forfait de remboursement attribué au personnel de l'Etat lorsqu'il est supérieur au montant de la CCT de 2008.

Employeurs de la CP 329.03

A partir du 1er avril 2023, les employeurs de la Commission paritaire 329.03 qui ont opté pour le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat appliqueront, eux, le nouveau montant de 0,4237 €/km.

Pour les autres employeurs de la CP 329.03, aucune norme sectorielle n'a été convenue et les éventuels défraiement seront fixés d'un commun accord entre l'employeur et le travailleur. Pour éviter toute question lors d'un éventuel contrôle fiscal, il est conseillé de ne pas dépasser le montant prévu pour les fonctionnaires à moins de disposer de justificatifs qui établissent que les frais réellement encourus par le travailleur sont plus élevés que le forfait.

En conclusion

L'indemnité kilométrique de 0,4237 €/km ne pourra s'appliquer dans notre secteur qu'aux associations qui ne relèvent pas de la CP 329.02 et qui ont fait le choix d'appliquer le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat ou aux associations de la CP 329.02 qui ont décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

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Les travailleurs qui effectuent des déplacements professionnels (mission, réunion, formation,…) avec leur véhicule privé ont droit à un remboursement de frais pour ces déplacements. Ces frais de déplacement peuvent être remboursés par l'employeur, soit de manière forfaitaire, soit sur la base de justificatifs.

Le SPF Finances considère les remboursements forfaitaires, alloués au travailleur pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule privé, comme des dépenses propres à l'employeur déterminées en faisant usage de critères sérieux et concordants pour autant qu'elles n'excèdent pas les montants remboursés aux fonctionnaires pour des trajets professionnels similaires.

Dans un tel cas, aucun justificatif n'est demandé et les montants remboursés ne seront pas considérés comme de la rémunération soumise à cotisations sociales ou à impôts.

Pour la période du 1er avril 2023 au 30 juin 2023, le montant de l'indemnité kilométrique diminue et est fixé à 0,4246 €/km parcouru. Auparavant, il était fixé à 0,4259 €/km.

Quelles conséquences pour notre secteur ?

Les conséquences sont différentes selon que l'employeur ressort de la CP 329.02 ou 329.03.

Employeurs de la CP 329.02 :

Sur base de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs de la CP 329.02 sont tenus de rembourser les frais de déplacement professionnels effectués avec le véhicule personnel du travailleur à concurrence de minimum 0,4161 €/km parcouru (montant indexé pour la période du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023).

Avant 2008, le remboursement attribué au personnel de l’Etat servait souvent de référence dans les associations de la CP 329.

Après la signature de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs ont pu décider de continuer à se référer au montant payé aux fonctionnaires lorsque celui-ci est plus avantageux pour le travailleur (ce n'est pas admis si le montant des fonctionnaires est inférieur au montant de la CCT de 2008).

Actuellement, le montant attribué au personnel de l'Etat reste supérieur au montant prévu dans la CCT de 2008.

Les employeurs de la Sous-Commission paritaire 329.02 ne sont dès lors, pas tenu de se référer aux frais de mission du personnel de l'Etat sauf s’il a été décidé au sein de l'association de se baser sur le forfait de remboursement attribué au personnel de l'Etat lorsqu'il est supérieur au montant de la CCT de 2008.

Employeurs de la CP 329.03

A partir du 1er avril 2023, les employeurs de la Commission paritaire 329.03 qui ont opté pour le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat appliqueront, eux, le nouveau montant de 0,4246 €/km.

Pour les autres employeurs de la CP 329.03, aucune norme sectorielle n'a été convenue et les éventuels défraiement seront fixés d'un commun accord entre l'employeur et le travailleur. Pour éviter toute question lors d'un éventuel contrôle fiscal, il est conseillé de ne pas dépasser le montant prévu à moins de disposer de justificatifs qui établissent que les frais réellement encourus par le travailleur sont plus élevés que le forfait.

En conclusion

L'indemnité kilométrique de 0,4246 €/km ne pourra s'appliquer dans notre secteur qu'aux associations qui ne relèvent pas de la CP 329.02 et qui ont fait le choix d'appliquer le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat ou qui ont décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

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Les travailleurs qui effectuent des déplacements professionnels (mission, réunion, formation,…) avec leur véhicule privé ont droit à un remboursement de frais pour ces déplacements. Ces frais de déplacement peuvent être remboursés par l'employeur, soit de manière forfaitaire, soit sur la base de justificatifs.

Le SPF Finances considère les remboursements forfaitaires, alloués au travailleur pour l'utilisation professionnelle d'un véhicule privé, comme des dépenses propres à l'employeur déterminées en faisant usage de critères sérieux et concordants pour autant qu'elles n'excèdent pas les montants remboursés aux fonctionnaires pour des trajets professionnels similaires.

Dans un tel cas, aucun justificatif n'est demandé et les montants remboursés ne seront pas considérés comme de la rémunération soumise à cotisations sociales ou à impôts.

Mesure confirmée officiellement: pour la période du 1^er juillet 2022 au 30 juin 2023: l'indemnité est augmentée à 0,4170 €/km parcouru (v. circulaire n°705 du 23 juin 2022, MB, 27 juin 2022)

Mesures annoncées mais qui nécessitent encore une confirmation officielle (circulaire ou loi):

• pour la période du 1er mars 2022 au 30 juin 2022: l'indemnité sera augmentée rétroactivement à 0,4020 €/km parcouru;

• l’indemnité kilométrique forfaitaire pour frais de mission sera dorénavant indexée trimestriellement (et non plus annuellement);

• pour encourager les employeurs à octroyer l’indemnité kilométrique maximale à leurs travailleurs, un crédit d’impôt est en outre prévu. Les coûts supplémentaires pourraient ainsi être partiellement compensés.

Attention: ces mesures ne concerne que les trajets professionnels (donc pas les trajets domicile-lieu de travail) et doivent encore faire l'objet d'une confirmation officielle publiée au Moniteur belge.

Quelles conséquences pour notre secteur ?

Les conséquences sont différentes selon que l'employeur ressort de la CP 329.02 ou 329.03.

Employeurs de la CP 329.02 :

Sur base de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs de la CP 329.02 sont tenus de rembourser les frais de déplacement professionnels effectués avec le véhicule personnel du travailleur à concurrence de minimum 0,375 €/km parcouru (montant indexé pour la dernière fois au 1er janvier 2022).

Avant 2008, le remboursement attribué au personnel de l’Etat servait souvent de référence dans les associations de la CP 329.

Après la signature de la CCT du 15 décembre 2008, les employeurs ont pu décider de continuer à se réferer au montant payé aux fonctionnaires lorsque celui-ci est plus avantageux pour le travailleur (ce n'est pas admis si le montant des fonctionnaires est inférieur au montant de la CCT de 2008).

Suite à la décision du SPF Finances d'augmenter rétroactivement l'indemnité à partir du 1er mars 2022, le montant attribué au personnel de l'Etat est supérieur au montant prévu dans la CCT de 2008.

Les employeurs de la Sous-Commission paritaire 329.02 ne sont dès lors, pas tenu de se référer aux frais de mission du personnel de l'Etat sauf s’il a été décidé au sein de l'association de se baser sur le forfait de remboursement attribué au personnel de l'Etat lorsqu'il est supérieur au montant de la CCT de 2008.

Employeurs de la CP 329.03

A partir du 1er juillet 2022, les employeurs de la Commission paritaire 329.03 qui ont opté pour le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat appliqueront, eux, le nouveau montant de 0,4170 euro par kilomètre.

Pour les autres de la CP 329.03, aucune norme sectorielle n'a été convenue et les éventuels défraiement seront fixés d'un commun accord entre l'employeur et le travaillleur. Pour éviter toute question lors d'un éventuel contrôle fiscal, il est conseillé de ne pas dépasser le montant prévu à moins de disposer de justificatifs qui établissent que les frais réellement encourus par le travailleur sont plus élevés que le forfait.

En conclusion

L'indemnité kilométrique de 0,4170 euro par kilomètre parcouru ne sera applicable dans notre secteur qu'aux associations qui ne relèvent pas de la CP 329.02 ou qui ont décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

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Frais propres à l'employeur

Il se peut que les travailleurs avancent des frais qui incombent à l'employeur et qui doivent donc leur être remboursés par celui-ci.

Exemples:

utilisation professionnelle de matériel privé du travailleur, frais de mission, frais de télétravail, frais de téléphonie, achat de sandwichs par un travailleur pour une réunion professionnelle...

Les remboursements de frais propres à l'employeur sont considérés comme non imposables si l'employeur prouve que l’indemnité sert à couvrir des frais qui lui sont propres et qu’elle a été effectivement consacrée à de tels frais.

Le montant peut être déterminé sur base de justificatifs (notes de frais) ou être fixé de manière forfaitaire (sur la base de critères sérieux et concordants ou non).

Obligation de déclaration élargie sur les fiches récapitulatives 281.10 et 20

Les indemnités octroyées qui constituent un remboursement de frais propres à l'employeur doivent être mentionnées dans le cadre « Renseignement divers » de la fiche fiscale 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise). A partir de l’année de revenus 2022, les employeurs devront déclarer de la même manière tous les remboursements de frais propres à l'employeur, peu importe qu'il s'agisse de remboursement des frais forfaitaires ou sur base de justificatifs.

Les employeurs devront mentionner sur les fiches 281.10 et 20 (à rentrer à partir de 2023) le montant spécifique pour chaque indemnité. Ce nouveau système permettra au fisc de mieux détecter les éventuels doubles emplois des indemnités de frais (remboursement par l'employeur et déduction de frais réels par le travailleur).

Cela signifie que les remboursements de frais propres à l'employeur devront être déclarées comme suit (une ligne par catégorie de frais):

Exemples

• Indemnités sur la base de frais réels et prouvés: remboursement d'un achat de sandwichs par un travailleur pour une réunion professionnelle, frais de mission remboursés sur base de justificatifs (billet de train, de bus,..), remboursement de l'achat d'un livre professionnel, remboursement de l'achat d'e matériel informatique nécessaire pour l'exécution du travail, remboursement d'une formation professionnelle...

• Indemnités forfaitaire sur base de normes sérieuses et concordantes: frais de mission remboursés forfaitairement sur base de la CCT du 30 mars 2009, frais de télétravail ne dépassant pas le montant maximal accepté par le fisc (au 1er juin 2022: 140,15 euros par mois), frais d'utilisation de son ordinateur privé à des fins professionnelles (20 euros par mois), frais d'utilisation de son internet privé à des fins professionnelles (20 euros par mois)...
• Indemnités forfaitaire non déterminées sur base de normes sérieuses et concordantes: remboursement de frais forfaitaires excédant les montants maximaux acceptés en principe par le fisc ou ne se basant sur aucune norme fiscale tels qu'un remboursement de frais de télétravail de 200 euros par mois, remboursement forfaitaire de frais de revues professionnelles, remboursement forfaitaire de frais de représentation, remboursement forfaitaire de frais de parking et carwash...

Conséquences pour les employeurs

Cette nouvelle obligation entraîne un alourdissement de la charge administrative des employeurs puisque tous les montants remboursés devront être déclarés.

Dès 2022, nous vous conseillons dès lors de bien tenir un relevé par travailleur de tous les remboursements payés pendant l'année. Ce relevé peut prendre la forme d'un tableur reprenant le détail (date, objet, montant remboursé et lien vers la comptabilité) et le montant total par catégorie de remboursement de frais. 

Le montant total de chaque rubrique devra ensuite être transmis à la personne ou l'organisme (secrétariat social) chargé d'établir les fiches récapitulatives 281.10 et 20.

En cas de non-respect de ces dispositions, les employeurs risquent une amende administrative.

A partir du 1er juillet 2021, le montant du défraiement pour l’utilisation par les agents de l'Etat de leur véhicule à moteur personnel pour des déplacements liés à la fonction qu’ils exercent augmente et passe à 0,3707 euro par kilomètre parcouru (au lieu de 0,3542 euro/km).

Cela implique des conséquences différentes selon que l'employeur ressort de la CP 329.02 ou 329.03 :

Employeurs de la CP 329.02 :

Depuis une CCT du 15 décembre 2008, les employeurs de la CP 329.02 sont tenus de rembourser les frais de déplacement avec le véhicule personnel du travailleur en mission à concurrence de 0,3633 euro par kilomètre parcouru (montant indexé pour la dernière fois au 1er janvier 2021).

Avant 2008, le défraiement attribué au personnel de l’Etat était souvent repris comme référence dans les associations de la CP 329 et certains employeurs concernés ont continué à appliquer le défraiement attribué au personnel de l'Etat lorsque celui-ci s'avérait plus avantageux pour le travailleur après la CCT du 15 décembre 2008.

A partir du 1er juillet 2021, le défraiement attribué au personnel de l'Etat est supérieurr au montant sectoriel.

Les employeurs de la Sous-Commission paritaire 329.02 ne doivent dès lors, en principe, pas se référer aux frais de parcours du personnel de l’Etat sauf s’il avait été décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

Employeurs de la CP 329.03 ayant opté pour le défraiement des frais de mission du personnel de l'Etat :

A partir du 1er juillet 2021, les employeurs de la Commission paritaire 329.03 qui ont opté pour le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat appliqueront, eux, le nouveau montant de 0,3707 euro par kilomètre.

Pour les autres de la CP 329.03, aucune norme sectorielle n'a été convenue et les éventuels défraiement seront fixés d'un commun accord entre l'employeur et le travaillleur. Pour éviter toute question lors d'un éventuel contrôle fiscal, il est conseillé de ne pas dépasser le montant prévu à moins de disposer de justificatifs qui établissent que les frais réellement encourus par le travailleur sont plus élevés que le forfait.

En conclusion

L'indemnité kilométrique de 0,3707 euro par kilomètre parcouru n'est applicable qu'aux associations qui ne relèvent pas de la CP 329.02 ou qui ont décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

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A partir du 1er juillet 2020, le montant du défraiement pour l’utilisation par les agents de l'Etat de leur véhicule à moteur personnel pour des déplacements liés à la fonction qu’ils exercent diminue à 0,3542 euro par kilomètre parcouru (au lieu de 0,3653 euro/km).

Cela implique des conséquences différentes selon que l'employeur ressort de la CP 329.02 ou 329.03 :

Employeurs de la CP 329.02 :

Depuis une CCT du 15 décembre 2008, les employeurs de la CP 329.02 sont tenus de rembourser les frais de déplacement avec le véhicule personnel du travailleur en mission à concurrence de 0,3597 euro par kilomètre parcouru (montant indexé pour la dernière fois au 1er janvier 2020).

Avant 2008, le défraiement attribué au personnel de l’Etat était souvent repris comme référence dans les associations de la CP 329 et les employeurs concernés ont continué à appliquer le défraiement attribué au personnel de l'Etat lorsque celui-ci s'avérait plus avantageux pour le travailleur après la CCT du 15 décembre 2008.

A partir du 1er juillet 2020, le défraiement attribué au personnel de l'Etat est légèrement inférieur au montant sectoriel. Tous les employeurs de la CP 329.02 sont donc tenus à partir du 1er juillet 2020 d'appliquer le montant de 0,3597 euro par kilomètre parcouru prévu par la CCT sectorielle du 15 décembre 2008. Les employeurs qui avaient opté pour le défraiement attribué au personnel de l'Etat resteront tenus par le montant sectoriel tant qu'il est supérieur à celui prévu pour le personnel de l'Etat.

Employeurs de la CP 329.03 ayant opté pour le défraiement des frais de mission du personnel de l'Etat :

A partir du 1er juillet 2020, les employeurs de la Commission paritaire 329.03 qui ont opté pour le défraiement des frais de déplacement en mission sur base de l'indemnité attribuée au personnel de l'Etat appliqueront, eux, le nouveau montant de 0,3542 euro par kilomètre.

Pour les autres de la CP 329.03, aucune norme sectorielle n'a été convenue et les éventuels défraiement seront fixés d'un commun accord entre l'employeur et le travaillleur. Pour éviter toute question lors d'un éventuel contrôle fiscal, il est conseillé de ne pas dépasser le montant prévu à moins de disposer de justificatifs qui établissent que les frais réellement encourus par le travailleur sont plus élevés que le forfait.

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A partir du 1er juillet 2019, le montant du défraiement pour l’utilisation par les agents de l'Etat de leur véhicule à moteur personnel pour des déplacements liés à la fonction qu’ils exercent augmente à 0,3653 euro par kilomètre parcouru (au lieu de 0,3573 euro/km).

Ce montant est légèrement supérieur au montant de 0,3565 euro par kilomètre parcouru applicable en CP 329.02 sur base de la CCT du 15 décembre 2008.

Auparavant, le forfait attribué au personnel de l’Etat était souvent repris comme référence dans les entreprises du secteur. Le défraiement pour les kilomètres parcourus pour raison de service de la CCT du 15 décembre 2008 n’y fait aucune référence.

Les employeurs de la Sous-Commission paritaire 329.02 ne doivent dès lors, en principe, pas se référer aux frais de parcours du personnel de l’Etat sauf s’il a été décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008.

L'indemnité kilométrique de 0,3653 euro par kilomètre parcouru n'est donc applicable qu'aux associations qui ne relèvent pas de la CP 329.02 ou qui ont décidé d’octroyer un défraiement supérieur au montant prévu par la CCT de 2008 sur base du forfait pour le personnel de l'Etat.

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