Principe : interdiction de reporter des jours de vacances légales
Le principe général prévoit toujours que les travailleurs doivent prendre leurs jours de vacances légales avant le 31 décembre de l’année de vacances. Il est normalement interdit de reporter à l'année suivante les jours de vacances qui n'ont pas été pris avant la fin de l'année de vacances. C'est de la responsabilité des employeurs de s'assurer que leurs travailleurs prennent tous leurs jours de vacances et les employeurs risquent des sanctions s'ils n'accordent pas la prise des vacances légales dans les délais.
Exception: report permis si impossibilité de prise des vacances en raison de certaines suspensions
Le report des jours de vacances légales aux 2 années civiles suivantes sera permis si, à la fin de l'année de vacances, le travailleur se trouve dans l'impossibilité de prendre ses vacances (= force majeure) en raison d'une ou de plusieurs suspensions de son contrat de travail. Les situations permettant le report des jours de vacances légales au-delà du 31 décembre de l'année de vacances sont plus précisément les suivantes :
Accident de travail ou maladie professionnelle ;
Accident ou maladie de droit commun ;
Repos de maternité ;
Repos de maternité converti (pour le père ou la co-mère) ;
Congé prophylactique (interruption du travail suite à une mesure prophylactique lorsque le travailleur est entré en contact avec une personne atteinte d'une maladie contagieuse) ;
Congé de naissance ;
Congé d'adoption ;
Congé d’accueil ;
Congé parental d'accueil.
L'exception ne s'applique à l'écartement de la femme enceinte.
La notion d'impossibilité est interprétée strictement. Si le travailleur a la possibilité de prendre quelques jours, il doit les prendre.
Exemple :
Un travailleur est en incapacité de travail depuis le 1er septembre 2024. Il avait déjà pris 10 jours de vacances en été, il lui restait 10 jours à prendre. S'il ne revient pas avant la fin de l'année, au 31 décembre 2024, ces 10 jours de vacances légales seront reportés pour une durée de 24 mois. Le travailleur pourra donc les prendre en 2025 ou en 2026. S'il revient au travail le 23 décembre 2024, il devra prendre ses 7 jours de vacances et les 3 jours restant seront reportés.
En pratique
On doit se placer au 31 décembre pour évaluer l'impossibilité de prendre les vacances annuelles et les jours à reporter.
Le paiement des jours de vacances reportés s’effectuera de la manière suivante :
- Pour les employés: l’employeur devra payer, au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances, le pécule de vacances afférent aux jours de vacances non pris et encore à prendre dans les 24 mois. C’est un paiement anticipé des jours de vacances encore à prendre. Lorsque le travailleur prendra ses jours de vacances reportés au cours de la période de 24 mois, ceux-ci ne seront pas payés, il ne recevra donc plus de pécule.
- Pour les ouvriers : les jours reportés ont été payés durant l’année de vacances par la caisse de vacances / ONVA par le chèque-vacances (en principe entre le 2 mai et le 30 juin de l'année de vacances). Ils ne seront donc pas payés au moment de la prise effective des jours reportés.
Les jours de vacances reportés peuvent être pris non seulement auprès de l'employeur chez lequel ils ont été reportés, mais aussi auprès d'un éventuel prochain employeur pendant la période de report (24 mois suivant le 31 décembre de l'année de vacances).
Les employeurs doivent donc vérifier s'ils ont des travailleurs qui n'ont pas encore pris ou planifié tous les jours de vacances et doivent leur demander de les prendre au plus vite sinon ils seront perdus.
S'ils ne peuvent les prendre en raison de causes de suspension reconnues, ces jours pourront être reportés. En fin d'année, il faudra communiquer au secrétariat social le nombre de jours à reporter.
Conclusion
En 2025 ou 2026, le travailleur dont des jours de vacances ont été reportés pourra prendre au total plus de 4 semaines de congés légaux au cours d'une année de vacances. La prise de ces jours devra être fixée de commun accord, conformément aux pratiques habituelles prévues au sein de votre association.