Organisation du Conseil d'administration (CA)

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Georges Kramvoussanos
gk@cessoc.be

Publié le 03-11-2020 - Mis à jour le 22-12-2024(Lectures : 1191)

Le conseil d’administration (CA) est responsable de la gestion et de la représentation de l’association, dont certains points requièrent, des délibérations et décisions urgentes de celui-ci.
 

Le conseil d’administration (CA) est responsable de la gestion et de la représentation de l’association, dont certains points requièrent, des délibérations et décisions urgentes de celui-ci.
Lors de la crise sanitaire, l’organisation de la réunion physique des administrateurs d’une association dans le cadre d’un CA a été considérée comme un rassemblement et est tombé sous l’application des mesures sanitaires interdisant ou limitant les rassemblements en Belgique.
Pour pallier l’interdiction des rassemblements en période de tenue d’assemblée générale ordinaire, l’arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 proposait aux CA plusieurs options dérogeant au Code des Sociétés et Associations pour permettre l’organisation des instances (AG et CA). Ces dispositions étaient d’application jusqu’au 30 juin 2020 inclus. Depuis cette date, l’organisation des CA ne fait plus l’objet de mesures dérogatoires.
Les mesures prises pour lutter contre la propagation du COVID-19 ont pris fin. Il n’y a actuellement plus de restriction à l’organisation de CA en présentiel. Les règles du Code des Sociétés et Associations (CSA) et des statuts de l’asbl s’appliquent donc sans exception.
 
 

Est-il possible d’organiser une réunion du CA à distance par vidéoconférence ou par conférence téléphonique ?

 

Le pouvoir du conseil d’administration d’une asbl est un pouvoir collégial, ce qui signifie que toute décision qui engage l’association doit faire l’objet d’une délibération. La délibération implique : 
  • Les votes et les décisions des administrateurs doivent être pris en connaissance de cause.
  • Tout le monde a le droit d’exprimer son opinion et d’entendre l’opinion des autres. 
Même si le CSA ne prévoit pas expressément la possibilité de recourir à la conférence vidéo ou téléphonique pour organiser les réunions du conseil d’administration, la présence physique des membres n’est donc pas requise par le CSA pour autant que ces trois points soient rencontrés :
  • d’identifier les participants et de vérifier leur qualité (Administrateur avec x nombre de voix, observateur, mandataire …)
  • de délibérer, c’est-à-dire prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions, prendre la parole pour poser des questions et participer aux discussions
  • d’exprimer un vote conformément aux dispositions statutaires (vote à main levée, vote secret, …)
Sauf si les statuts prévoient le contraire et à la condition que ces 3 points soient respectés, il est donc légalement possible d’organiser une réunion du CA à distance, par vidéoconférence ou par conférence téléphonique. Les appels en ligne ou par téléphone ne pourront être que collectifs pour respecter l’exigence de collégialité. Les appels individuels ne seront pas suffisants pour valider une décision du conseil d’administration.
ATTENTION ! Même si le CSA n'interdit pas la tenue de réunions du conseil d'administration à distance, il ne le prévoit pas expressément. Nous recommandons aux associations de prévoir cette possibilité dans les statuts lors d'une prochaine modification.
 
 

Quelles sont les modalités d'organisation d'un CA à distance ?

Convocation

La convocation aux réunions ainsi que les documents annexes devront être communiqués aux membres du CA suivant les règles et délais habituels, prévues dans les statuts.
Lors de la convocation, il s’agira de signaler aux autres administrateurs les modalités spécifiques d’organisation de la réunion concernant notamment :
  • L’identification des participants
  • Les modalités pratiques de vote (secret)
  • Les droits d’accès  
  • L’application choisie et procédure de connexion (clefs d’accès)
  • La possibilité de se connecter avant l’heure prévue pour la réunion afin de tester l’application
  • Les consignes sur les modalités techniques pour exprimer le vote. 

Tenue de la réunion

La tenue d’un CA à distance par conférence téléphonique ou vidéo peut se faire sur base des dispositions génériques du CSA et de ses statuts, c’est-à-dire en tenant compte des règles applicables à la tenue des réunions de CA telles qu’elles se tiennent déjà habituellement au sein de l’asbl.
 

Présences et participation

 
Lorsque le CA est organisé au moyen d’un système électronique, ce système doit permettre la vérification de l’identité et de la qualité des personnes et la vérification des présences se fait sur cette base. 
Les administrateurs peuvent, s’ils le souhaitent remettre une procuration à une autre personne, selon les règles prévues dans les statuts de l’asbl. Le CSA ne permet pas au CA d’imposer aux membres de donner mandat à une (ou plusieurs) personne(s) afin de tenir la réunion avec un nombre restreint de participants. Les procurations pourront être envoyées à l'adresse indiquée par l’association, par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.
 

Délibération et vote 

 
Lors de ces réunions, les décisions seront prises selon les modalités de vote en vigueur dans l’asbl, ou si aucune disposition n’a été prévue dans les statuts, selon les règles du CSA (voir ci-dessous). La personne chargée d’animer la réunion du CA veillera notamment à : 
  • Respecter l’ordre du jour contenu dans la convocation
  • Permettre la délibération des administrateurs : l’utilisation d’applications de conférence téléphonique ou vidéo requiert de la part de l’animateur une attention encore plus poussée aux demandes de parole et de la part des participants une discipline encore plus grande afin d’éviter les prises de parole simultanées
  • Résumer la proposition de résolution et procéder au vote
    • Votes nominatifs : les logiciels usuels permettent d’organiser facilement des votes nominatifs.
    • Votes secrets : vous devrez prévoir une procédure spécifique qui permet à la fois de garantir l’anonymat des votes et la possibilité de compter les voix. Une solution consiste à ouvrir un canal de communication écrite à laquelle seule la personne chargée de compter les voix a accès et d’indiquer au PV de la réunion que cette personne s’engage à tenir le secret quant aux votes exprimés.
  • Comptabiliser les résultats des votes.

Compte-rendu et PV 

Le CA à distance par conférence téléphonique ou vidéo est une réunion du CA au même titre qu’un CA avec présence physique.
Les délibérations et les résolutions adoptées doivent donc être inscrites dans un PV qui respecte les conditions de forme prévues par le CSA et les statuts pour une réunion de CA.

 

Le CA peut-il prendre des décisions par écrit ?

 

Le CSA prévoit la possibilité pour les conseils d’administration des asbl de recourir à une délibération par écrit à l’unanimité de l'ensemble des membres. La délibération par écrit est une modalité qui peut être exclue ou aménagée dans les statuts de l’asbl.

Conditions

Le conseil d’administration peut délibérer par écrit (p.ex. mail) sous certaines conditions :  

✓ La décision doit être unanime

Une proposition prise par écrit (mail) ne peut donc être pas adoptée à la majorité ou selon les quorums de vote habituellement en vigueur dans l’asbl. Il faudra impérativement recueillir l’accord explicite de chaque membre du conseil d’administration sur la proposition et veiller à conserver la preuve de l’unanimité de la décision. Si un administrateur s’oppose à la proposition, s’il s’abstient ou s’il tarde à répondre, la proposition ne pourra valablement être adoptée. 
Si la proposition ne recueille pas l’accord explicite de tous les administrateurs (unanimité), il sera possible de :
  • Essayer à nouveau une décision par écrit sur base éventuellement d’une nouvelle question écrite (reformulée, amendée, etc.)
  • Mettre le sujet à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil d’administration 

✓ Vote par écrit et non délibération 

La possibilité de décision par écrit suppose qu’une proposition claire ait été envoyée à chaque administrateur. En d’autres termes, le vote (la décision) est permis et non la délibération. Il faudra donc veiller à ce qu’une question claire soit envoyée par e-mail. Cette question devrait permettre aux administrateurs de répondre qu’ils marquent leur accord ou au contraire qu’ils rejettent la décision. Leur réponse doit être dénuée d’ambiguïté afin d’assurer l’unanimité de la décision.
Exemple :
Le conseil de l’asbl doit prendre une décision concernant l’annulation d’un concert prévu le 9 mai prochain. La question adressée au CA pourrait être : « Acceptez-vous l’annulation du concert prévu le 9 mai prochain (sans report à une date ultérieure) ? »  Les membres du conseil d’administration pourront répondre facilement par oui ou par non à cette question. Si certains membres du conseil d’administration souhaitent reporter le concert à une date ultérieure, ceux-ci devront répondre non. Il faudra alors réorganiser une décision par écrit sur base de ces nouvelles options. 

Recommandations pour la prise de décision par écrit 

  • Conserver la preuve de l’accord de chaque administrateur sur la proposition écrite 
  • Après la décision par écrit, nous recommandons d’acter formellement au PV de la réunion du CA suivant la décision qui a été prise et les raisons qui ont poussé à l’utilisation de la procédure écrite. 
  • Circonscrire avec précision la question qui nécessite un accord écrit. 
  • S’assurer que les réponses des administrateurs ne prêtent pas à confusion et permettent bien d’adopter la proposition à l’unanimité 
  • Imposer un délai de réponse passé et attirer l’attention des administrateurs sur le fait qu’une absence de réponse (par inadvertance) entrainera le rejet automatique de la proposition.
Quelles sont les décisions importantes que le CA doit prendre en période de COVID-19 ?

Les circonstances de crise sanitaires peuvent obliger à prendre des décisions exceptionnelles dans la gestion d’une asbl qui sont de la compétence du conseil d’administration. En plus de ses tâches habituelles, les conseils d’administration devront être attentifs aux points suivants, qui pourront requérir une décision urgente.
 

Délégations de pouvoirs


L’extension d’un pouvoir ou la mise en place d’un mandat spécial nécessitera dans tous les cas une décision du conseil d’administration actée dans un PV. Le conseil d’administration devra s’assurer que la décision de déléguer un pouvoir particulier :
  • Ne contrevient pas aux statuts
  • Ne conduit pas à déléguer une compétence exclusive du CA (Exemple : convocation de l’AG)
  • Ne conduit pas à déléguer l’ensemble des pouvoirs du CA
  • Est motivée par un des critères prévus à l’art. 9 :10 : acte de la vie quotidienne, intérêt mineur ou urgence

Recours au chômage temporaire


Les mesures prises afin de faire face à la propagation du virus COVID 19 constituent un cas de force majeure qui permet de suspendre temporairement le contrat qui lie l’employeur et le travailleur tout en permettant au travailleur de bénéficier d’une allocation de chômage temporaire à charge de l’ONEm (v. Chômage temporaire).
La suspension du contrat de travail n’est pas automatique et doit faire l’objet d’une décision de l’employeur. Cette décision est unilatérale : elle s’imposera au travailleur, mais devra lui être communiquée en bonne et due forme (v. Chômage temporaire – Procédure)
Lorsque l’employeur est une ASBL, le pouvoir de décider de la suspension appartient au Conseil d’Administration, à moins que les statuts de l’ASBL permettent de déléguer ce pouvoir, p.ex. au délégué à la gestion journalière.
Lorsque les conditions semblent réunies pour nécessiter le recours à un ou plusieurs suspensions de contrat (v. Chômage temporaire – Conditions d’application et délais), et que l’intervention du conseil d’administration est requise, il convient dès lors de convoquer une réunion du conseil d’administration (à distance via un moyen de télécommunication) ou d’organiser une procédure écrite (voir ci-dessous).

Le conseil d’administration devra notamment décider :
  • Des travailleurs qu’il s’agit de mettre en chômage temporaire
  • De la durée prévisionnelle du chômage temporaire en fonction des mesures destinées à faire face au COVID-19
  • Éventuellement, des jours concernés par la suspension du contrat de travail. En effet, les travailleurs peuvent alterner les jours complets de travail et les jours complets de chômage temporaire (il est interdit de suspendre le contrat de travail le matin et de travailler l’après-midi ou l’inverse).
  • Lorsque les statuts ne sont pas clairs sur l’identité de la (des) personne(s) habilitée(s) à représenter l’ASBL ou lorsqu’il est plus pratique (et permis dans les statuts !) de mandater une personne particulière à signer la communication aux travailleurs : désigner la ou les personnes habilitée(s) à représenter l’ASBL pour la communication de la décision de suspension au travailleur.
L’employeur avertira le travailleur de la décision de suspendre le contrat de travail ainsi que des modalités de la suspension par écrit. Cette notification pourra se faire par envoi électronique ou, si cela n’est pas possible, par courrier postal.
Cette notification écrite sera signée par la (ou les) personne(s) habilitées à représenter l’ASLB.
Le courrier prendra soin d’indiquer la durée prévue de la suspension du contrat de travail (v. Chômage temporaire – Généralités – Quelle est la durée maximale du chômage temporaire pour cause de force majeure) et les jours concernés par la suspension du contrat de travail.


Décisions importantes en droit du travail


Outre la suspension des contrats de travail moyennant recours au chômage temporaire, certaines décisions concernant les contrats de travail et l’organisation du travail au sein de l’asbl dépassent les pouvoirs de gestion journalière et notamment :
  • Licenciement
  • Le cas échéant : le choix d’accorder ou non une indemnité de télétravail
  • Changements de fonction lorsque l’organigramme de l’asbl fait l’objet d’une approbation par le CA
Ces décisions seront de la compétence du conseil d’administration, à moins que le CA n’ait prévu spécifiquement la compétence de l’organe de gestion journalière pour certains actes ou décisions (Ex. Pour qu’un directeur chargé de la gestion journalière puisse licencier un travailleur de l’asbl, il faudra qu’une décision du CA le permette. Cette délégation de pouvoir spéciale sera actée dans un PV de CA – voir ci-dessus).


Organisation et convocation de l’assemblée générale


Le conseil d’administration est responsable de l’organisation et de la convocation de l’assemblée générale.
En principe, il est obligatoire de réunir l’assemblée générale au moins une fois par an afin d’approuver les comptes annuels de l’association qui doivent être publiés au plus tard 6 mois la clôture de l’exercice comptable. En outre, il peut être nécessaire de réunir l’AG pour d’autres raisons et notamment la modification des statuts et la nomination de nouveaux administrateurs.

 

Comment continuer le travail de mise en conformité avec le CSA en période de COVID-19 ?
 
Pour rappel, le CSA est entré en application le 1er janvier 2020 pour les asbl existantes avant le 1er mai 2019. Les asbl doivent donc appliquer les règles impératives du CSA même si les statuts prévoient d’autres dispositions.
Les asbl devront mettre en conformité leurs statuts avec le CSA lors de la première modification statutaire qui aura lieu après le 1er janvier 2020 ou au plus tard pour le 1er janvier 2024. Il reste donc du temps pour procéder à l’adaptation des statuts.