1. L’employeur a déjà déterminé les modalités du recours au télétravail structurel. Les accords conclus conformément à la CCT n°85 du CNT restent valables. Les employeurs et les travailleurs peuvent se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation en vigueur.
2. L’employeur a réglé les modalités de télétravail liées à la crise sanitaire conformément à la CCT n°149 du CNT qui prévoyait un cadre juridique temporaire et supplétif concernant le télétravail recommandé ou obligatoire en raison de la crise du coronavirus. Cette CCT a été prolongée jusqu'31 mars 2022. Les instruments juridiques élaborés durant cette période peuvent toujours être utilisés. Il est conseillé de confronter ce cadre juridique existant avec celui de la CCT n°85 et de prévoir les mentions obligatoires qui seraient manquantes.
3. L’employeur avait réglé les modalités de télétravail dans des accords antérieurs à l’entrée en vigueur de la CCT n°149 (donc avant le 1er janvier 2021). Ces accords préexistants restent valables, mais il faut confronter ce cadre juridique existant avec celui de la CCT n°85 afin de prévoir les mentions obligatoires qui seraient manquantes.
4. L’employeur d’un cadre général de télétravail occasionnel. Les accords conclus dans le cadre de la loi sur le travail faisable et maniable restent valables. Les employeurs et les travailleurs peuvent se référer aux règles qui y sont déterminées, dans la mesure où elles conviennent à la situation en vigueur.
5. L’employeur ne dispose pas d’un cadre juridique relatif au télétravail. Dans un tel cas, si le recours au télétravail persiste, il y a lieu d’implémenter un tel cadre (éventuellement à durée limitée).

• La fréquence du télétravail (nombre de jours de télétravail et nombre de jours de travail en présentiel)
• Les moments durant lesquels le télétravailleur doit pouvoir être joignable (et par quel moyen)
• Les modalités de prise en charge des frais liés au télétravail
• Les lieux où le télétravail peut être réalisé
• Le support technique mit à disposition des travailleurs et sa disponibilité horaire
• Les modalités du retour du travail en présentiel (dans les locaux de l’asbl) 

Contenu de l'accord à conclure avec le(s) travailleur(s)

Fréquence du télétravail

• 1 jour / semaine
• 2 1/2 jours / semaine
• 2 heures/jour dans une semaine de 5 jours
• 1 semaine / mois.

Matériel fourni par l’employeur ou mis à disposition par le travailleur

Remboursement éventuel des frais

Le télétravailleur est libre d’organiser son temps de travail comme il le souhaite pour autant que son travail soit effectué de manière correcte et dans les délais requis. La flexibilité n’est toutefois pas sans limites. Il est en effet interdit à l'employeur de faire effectuer des prestations de travail aux travailleurs en dehors des horaires de travail repris dans le règlement de travail. Cela peut se faire selon plusieurs possibilités :

• Sur base de son horaire de travail habituel (proposition 1 dans la convention),
• Selon un nouvel horaire fixe convenu entre les parties (proposition 2 dans la convention),
• Selon un horaire d’une durée journalière équivalente au temps de travail habituel du travail. Celui-ci effectue ses prestations de manière flexible dans le respect des limites maximales journalières (8h par jour) et hebdomadaires (38h semaine en moyenne sur base annuelle) (proposition 3 dans la convention).

Disponibilité et accessibilité du travailleur et de l’Employeur

Force majeure

La CESSoC met à disposition des employeurs un modèle de convention de télétravail structurel, et son guide explicatif (v. page Modèles et fiches pratiques). 

• L'employeur doit informer les travailleurs de la politique de l'entreprise en matière de bien-être au travail, et notamment des dispositions en lien avec le télétravail. Exemple : Mesures de prévention, règles pour l’utilisation d'écrans d'ordinateur, soutien technique et informatique, prévention des risques psychosociaux, etc.
• Le travailleur doit également pouvoir consulter le conseiller en prévention-médecin du travail s'il le souhaite, de manière appropriée (par exemple par vidéoconférence).
• L'employeur doit veiller à ce que les travailleurs restent en contact avec leurs collègues et avec l'entreprise et doit prendre des mesures pour éviter l'isolement dans le respect des mesures sanitaires en vigueur.
• Les télétravailleurs reçoivent des informations et, s'ils en ont besoin, une formation appropriée sur les modalités du télétravail.

• d’accident de travail ou sur le chemin du travail
• pour le trajet aller et retour de son domicile à l’école ou à la garderie
• pour le trajet aller et retour du domicile au lieu pour prendre ou se procurer son repas (mêmes règles que pour le travailleur en entreprise)

• il faut un écrit (sous n’importe quelle forme) qui autorise le travailleur à faire du télétravail,
• qui prévoit le lieu d'exécution du travail (à défaut la présomption s'appliquera à la résidence ou sur le ou les lieux dans lesquels le télétravailleur effectue habituellement son télétravail) ,
• et l’horaire du télétravail (à défaut la présomption s'appliquera pendant les heures de travail que le télétravailleur devrait prester s'il était occupé dans les locaux de l'employeur)   

Beaucoup d’employeurs se demandent s’ils peuvent ou doivent octroyer une indemnité à leurs travailleurs qui télétravaillent un ou plusieurs jours par en raison des recommandations communiquées par le Gouvernement fédéral. 

Généralités

• En matière de télétravail occasionnel, il n’y a aucune obligation d’intervenir dans les frais de télétravail si cela n’a pas été prévu conventionnellement.
• En matière de télétravail structurel, il y a une obligation de prise en charge des frais de matériel et de connexion en vertu de la CCT 85.
• Avant le 1er janvier 2021, lorsque le télétravail était instauré dans le cadre des mesures sanitaires, il s’agissait d’une forme de télétravail qui ne rentrait ni dans le cadre de la CCT n°85, ni dans celui du télétravail occasionnel et le principe général du remboursement des frais propres à l’employeur était d’application. Cette position avait été confirmée par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale qui considérait qu'il faut raisonner par analogie avec l'article 9 de la CCT n° 85 du 9 novembre 2005 concernant le télétravail. Ceci impliquait que l'employeur était tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir et d’indemniser ou payer les coûts des connexions et communications liées au télétravail. Si le télétravailleur utilisait ses propres équipements, les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et d'entretien ainsi que le coût de l'amortissement de l'équipement, liés au télétravail, incombaient à l'employeur. L’employeur avait le choix de rembourser sur base de justificatifs, ou d’utiliser des montants forfaitaires.
• La CCT n°149 prévoit que l’employeur et le travailleur doivent s’accorder sur le remboursement des frais qu'un travailleur encourt lorsqu'il utilise son propre équipement, sur l'installation de programmes sur son propre équipement pour effectuer son travail et sur le remboursement des (éventuels) frais de connexion supplémentaires. La CCT ne stipule pas que l'employeur doit fournir une certaine compensation, mais que l'employeur et le travailleur doivent en discuter et s'entendre à ce sujet (l'accord peut également stipuler qu'aucune compensation n'est due).
  Ces accords tiennent compte de tous les coûts ou compensations que l'employeur rembourse au travailleur (comme, par exemple, une compensation continue pour les vélos, même si le travailleur ne se rend plus au travail à vélo).
• Nous nous pencherons ci-après sur les montants forfaitaires maxima acceptés par l’ONSS et l’administration fiscale (sur base de la circulaire 2021/C/20) et donnant lieu à une exonération des prélèvements sociaux et fiscaux. En cas de dépassement de ces montants, l’entièreté pourrait être soumise à cotisations sociales et fiscales SAUF s’il est possible de justifier de la totalité du montant. Il n’y a, à ce jour, aucune garantie que ces indemnités seront prises en charge par les pouvoirs subsidiants.

Frais d’internet et d’utilisation de son ordinateur privé

Le forfait de frais exonéré d'impôt que l'employeur peut allouer à un télétravailleur s'élève à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de son propre ordinateur et de ses propres périphériques et à 20 euros par mois maximum pour l'utilisation de sa propre connexion internet dans le cadre du télétravail (soit au total 40 euros par mois). 

• le travailleur utilise son propre ordinateur, ses propres périphériques et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (ce qui sera le cas ici puisqu’il y a une obligation de télétravail pour une période encore indéterminée);
• l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais d’ordinateur et/ou internet (en prenant une partie du prix d'achat de l’ordinateur à sa charge, par exemple).

Frais de bureau

• un montant maximal de 140,15 euros à partir du 1er juin 2022 ;
• du télétravail régulier et structurel est réellement effectué, à savoir au moins une journée de travail par semaine ;
• aucune distinction n’est faite entre différentes catégories de fonctions ;
• l’employeur tient en permanence à disposition, les listes nominatives des travailleurs qui bénéficient pour un exercice d’imposition déterminé des indemnités;
• l’indemnité peut également être payée pendant la période normale des congés de vacances, mais doit être réduite proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons que les congés de vacances annuelles.

Pour les travailleurs qui ne bénéficient pas encore d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel

Pour les travailleurs qui bénéficiaient déjà d’une indemnité pour les frais de bureaux dans le cadre du télétravail structurel ou de prestations à domicile au sens de la loi 3 juillet 1978

Remboursement d’autres frais avancés par le travailleur

• ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles; ET
• ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.

Télétravail et chèques-repas

Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits que tous les travailleurs en matière de conditions de travail. S'il existe une convention collective d’entreprise dans l'association selon laquelle les travailleurs ont droit à des chèques-repas, ceux-ci doivent également être accordés pour chaque jour où le travailleur fait effectivement du télétravail, structurel ou rendu obligatoire par les mesures pour lutter contre le COVID-19. Cela signifie que pour tout jour de travail presté, il a droit à un chèque-repas, peu importe que le travail soit presté au bureau ou à domicile.

Télétravail et indemnité de repas

Le principe applicable aux chèques-repas n’est pas transposable à l’hypothèse où l'employeur accorde une indemnité repas aux travailleurs non sédentaires. En effet, une indemnité repas ne peut être accordée qu'à un travailleur qui est obligé de se déplacer pendant au moins 4 heures consécutives pendant la journée de travail et qui n'a pas d'autre choix que de prendre un repas en dehors de chez lui. Le travailleur en télétravail n'a donc pas droit à une indemnité repas vu que les conditions de déplacement ne sont pas remplies.

Télétravail et frais de déplacement domicile - lieu de travail