Frais propres à l'employeur
Il se peut que les travailleurs avancent des frais qui incombent à l'employeur et qui doivent donc leur être remboursés par celui-ci.
Exemples:
utilisation professionnelle de matériel privé du travailleur, frais de mission, frais de télétravail, frais de téléphonie, achat de sandwichs par un travailleur pour une réunion professionnelle...
Les remboursements de frais propres à l'employeur sont considérés comme non imposables si l'employeur prouve que l’indemnité sert à couvrir des frais qui lui sont propres et qu’elle a été effectivement consacrée à de tels frais.
Le montant peut être déterminé sur base de justificatifs (notes de frais) ou être fixé de manière forfaitaire (sur la base de critères sérieux et concordants ou non).
Obligation de déclaration élargie sur les fiches récapitulatives 281.10 et 20
Les indemnités octroyées qui constituent un remboursement de frais propres à l'employeur doivent être mentionnées dans le cadre « Renseignement divers » de la fiche fiscale 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (dirigeants d’entreprise). A partir de l’année de revenus 2022, les employeurs devront déclarer de la même manière tous les remboursements de frais propres à l'employeur, peu importe qu'il s'agisse de remboursement des frais forfaitaires ou sur base de justificatifs.
Les employeurs devront mentionner sur les fiches 281.10 et 20 (à rentrer à partir de 2023) le montant spécifique pour chaque indemnité. Ce nouveau système permettra au fisc de mieux détecter les éventuels doubles emplois des indemnités de frais (remboursement par l'employeur et déduction de frais réels par le travailleur).
Cela signifie que les remboursements de frais propres à l'employeur devront être déclarées comme suit (une ligne par catégorie de frais):
| Mention | Mention du montant ? | |
|---|---|---|
| Situation 1 : indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés | Oui - pièces justificatives | Oui (nouveau) |
| Situation 2 : indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes | Oui – normes sérieuses | Oui (nouveau) |
| Situation 3 : indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes | / | Oui |
Exemples
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Indemnités sur la base de frais réels et prouvés: remboursement d'un achat de sandwichs par un travailleur pour une réunion professionnelle, frais de mission remboursés sur base de justificatifs (billet de train, de bus,..), remboursement de l'achat d'un livre professionnel, remboursement de l'achat d'e matériel informatique nécessaire pour l'exécution du travail, remboursement d'une formation professionnelle...
- Indemnités forfaitaire sur base de normes sérieuses et concordantes: frais de mission remboursés forfaitairement sur base de la CCT du 30 mars 2009, frais de télétravail ne dépassant pas le montant maximal accepté par le fisc (au 1er juin 2022: 140,15 euros par mois), frais d'utilisation de son ordinateur privé à des fins professionnelles (20 euros par mois), frais d'utilisation de son internet privé à des fins professionnelles (20 euros par mois)...
- Indemnités forfaitaire non déterminées sur base de normes sérieuses et concordantes: remboursement de frais forfaitaires excédant les montants maximaux acceptés en principe par le fisc ou ne se basant sur aucune norme fiscale tels qu'un remboursement de frais de télétravail de 200 euros par mois, remboursement forfaitaire de frais de revues professionnelles, remboursement forfaitaire de frais de représentation, remboursement forfaitaire de frais de parking et carwash...
Conséquences pour les employeurs
Cette nouvelle obligation entraîne un alourdissement de la charge administrative des employeurs puisque tous les montants remboursés devront être déclarés.
Dès 2022, nous vous conseillons dès lors de bien tenir un relevé par travailleur de tous les remboursements payés pendant l'année. Ce relevé peut prendre la forme d'un tableur reprenant le détail (date, objet, montant remboursé et lien vers la comptabilité) et le montant total par catégorie de remboursement de frais.
Le montant total de chaque rubrique devra ensuite être transmis à la personne ou l'organisme (secrétariat social) chargé d'établir les fiches récapitulatives 281.10 et 20.
En cas de non-respect de ces dispositions, les employeurs risquent une amende administrative.