La loi du 20 décembre 2020 permet au Conseil d'administration, en dehors de toute autorisation statutaire, de prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l’AG grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l’A(I)SBL (ex: vidéo conférence). L’A(I)SBL doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité des participants.
Le moyen de communication électronique utilisé doit au moins permettre aux membres de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’AG, de poser des questions et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’AG est appelée à se prononcer. Ces exigences peuvent toutefois être allégées jusqu’au 30 juin 2021 en cas de motivation par le conseil d’administration.
La convocation doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. Lorsque l’A(I)SBL dispose d’un site internet, ces procédures doivent y être accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l’AG.
Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum de majorité, les membres qui participent de cette manière à l’AG sont réputés présents à l’endroit où elle se tient.
Le procès-verbal doit mentionner les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’AG ou au vote.
Les membres du bureau de l’AG ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.
La loi prévoit en outre que les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’AG, à l’exception de la modification des statuts. Dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies.
Malheureusement, la loi du 20 décembre 2020 (tout comme le CSA) ne prévoit aucune disposition pour la tenue des conseils d'administration par voie électronique. Cela signifie que les associations, qui, après la cessation des effets de l’AR n° 4, ont continué à tenir les réunions de leur conseil d’administration par voie électronique pour des raisons sanitaires alors que cette possibilité n'est pas prévue dans les statuts se trouvent donc dans une situation de vide juridique. Même si le CSA n'interdit pas la tenue de réunions du conseil d'administration à distance par voie électronique, il est sans doute prudent de prévoir cette possibilité dans les statuts lors d'une prochaine modification. Pour plus d'information, consultez la page COVID-19 - ASBL - Organisation du conseil d'administration (CA).
Cette loi ne répond pas non plus aux besoins urgents des associations qui ont reporté leurs AG et n'ont finalement pas pu la tenir avant le 8 septembre 2020 à cause de la seconde vague de COVID-19. Il subsiste dès lors encore une situation d'insécurité juridique pour les AG qui se tiendront tardivement.
Pour plus d’information, consultez la page COVID-19 – ASBL- Organisation de l'assemblée générale (AG) qui vient d'être mise à jour.