COVID-19 : Nouvelles mesures et conseils pratiques pour l’organisation des assemblées générales en 2021

Les mesures adoptées en raison de la crise sanitaire ont eu pour effet de compliquer l’organisation habituelle des assemblées générales. En effet, l’Arrêté ministériel du 28 octobre 2020 a limité les possibilités de rassemblements physiques de personnes, et notamment les rassemblements de membres effectifs d’une association dans le cadre de l’assemblée générale. Les restrictions concernant les rassemblements dans un contexte organisé par une association ont varié ces derniers mois à l’aune de l’évolution de la situation sanitaire et continueront à faire l’objet de modification dans les semaines qui viennent. Pour permettre l’organisation de réunions des assemblées générales à distance ou la prise de décision par écrit, le Code des Sociétés et des Associations (ci-après CSA) a dès lors été modifié de façon structurelle par la loi du 20 décembre 2020.

Selon les règles actuellement en vigueur, plusieurs options sont disponibles pour l’organisation de l’assemblée générale :

Organisation de l'AG à l'extérieur en présence physique de maximum 25 personnes

Du 9 juin au 24 juin, il est permis d’organiser des activités ayant lieu dans un contexte organisé, en particulier par un club ou par une association, réunissant 50 personnes maximum, encadrants non compris, à l'intérieur ou à l'extérieur. À partir du 25 juin, il sera permis de réunir 100 personnes. La réunion des membres effectifs d’une AG est donc autorisée dans une salle ou à l'extérieur à condition de ne pas dépasser le nombre de personnes maximum autorisées.

En pratique, nous vous conseillons de :

• Informer clairement les participants des règles en vigueur sur le plan sanitaire dans le cadre de la réunion ;
• Organiser les lieux de façon à garantir une distance d'1,5 mètre minimum entre les participants ;
• Imposer le port du masque ;
• Prévoir du gel hydroalcoolique pour les participants ;
• Désinfecter régulièrement l'établissement et le matériel utilisé ;
• Prévoir une bonne aération des lieux ;
• Veiller à l’accessibilité du lieu choisi ;`
• Prévoir des solutions pour permettre à tous les membres d’entendre les délibérations, de voir les documents présentés, de participer aux débats et d’exercer son vote dans les conditions prévues aux statuts ;
• Prévoir des alternatives en cas de mauvaises conditions météo ;
• Disposer les chaises pour les participants afin de garantir une distance suffisante entre ceux-ci.

Concrètement, il est également permis qu’une partie des membres participent à l’AG par voie électronique et que d’autres y participent en présence physique. Dans ce cas, les règles en matière de réunion à distance par voie électronique devront également être respectées (v. Ci-dessous). Nous attirons votre attention sur la nécessité de permettre la participation directe et simultanée de tous les membres aux délibérations, même lorsque 2 modes de réunions sont prévus.

Le nombre de personnes autorisées dans le cadre de rassemblements dans un contexte organisé par une association pourra faire l’objet de modifications dans les semaines qui suivent. Dans le cadre du Comité de concertation qui s’est tenu le 11 mai, il a été annoncé que ce nombre passerait à 50 le 9 juin et à 100 le 1er juillet. Cela devra être confirmé en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.

Réunion de l'AG à distance par voie électronique

L’organisation de votre AG à distance est explicitement autorisée par le CSA et ne nécessite pas de modifications des statuts. Une simple décision de votre organe d’administration suffit.
Les conditions pour organiser une assemblée générale à distance par voie électronique sont les suivantes :

1. La mise à disposition d’un moyen de communication électronique doit être organisée par l’asbl. Une application telle que Teams ou Zoom peut être suffisante en fonction du nombre de participants. Elle devra permettre à chaque membre de prendre part de façon effective à l’AG.
2. Le moyen de communication électronique doit permettre à chaque membre de participer aux délibérations de façon directe, simultanée et continue des discussions, de prendre la parole, de poser des questions en temps réel et d’exprimer son droit de vote.
3. L’asbl contrôle l’identité et la qualité des participants. L’asbl pourra définir elle-même les modalités pour rendre cela effectif.
4. Les membres du bureau de l’AG doivent être présents physiquement au lieu où est réputée se dérouler la réunion de l’AG, ce qui les oblige à être présents physiquement.

La définition du « bureau de l’AG » et sa composition n’étant pas prévue pour les asbl, celles-ci sont libres de déterminer les personnes qui assurent les missions du bureau de l’AG. En pratique, il s’agit des personnes chargées d’animer la réunion, de rédiger le PV, de vérifier les quorums, etc. Deux personnes peuvent suffire. Par exemple, la présidence et une personne chargée du contrôle contradictoire des présences et votes émis pendant l’AG. Elles assisteront ensemble à l’AG au même endroit en respectant les gestes barrières et les mesures de distanciation sociale, et munie d’une attestation de l’asbl justifiant de leur présence.

Des conditions précises sont prévues et sont détaillées sur la page COVID-19 - Organisation de l’Assemblée générale. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour assurer une bonne organisation de la réunion par voie électronique, dans le respect des conditions par le CSA.

Prise de décision par écrit

Dans un objectif de célérité, les décisions de l’AG peuvent également être prises par écrit (par mail notamment). Cela n’est cependant pas possible pour la modification des statuts ou les décisions pour lesquelles les statuts interdisent cette procédure. En pratique, cela implique que :

• Aucune convocation ne doit être envoyée aux participants : il ne s’agit pas de l’organisation d’une réunion par écrit, mais d’une décision sur un point précis ;
• Une proposition claire doit être envoyée à tous les membres c’est-à-dire une question à laquelle il n’est possible de répondre que par « oui » ou « non » ;
• Il ne peut y avoir de débat ni de délibération ;
• Les réponses reçues doivent être claires et ne pas comporter d’ambiguïtés ;
• La proposition n’est adoptée que si elle est votée à l’unanimité. Attention, en cas d’abstention d’un ou plusieurs membres, la décision ne réunit pas l’unanimité. 

Pour en savoir plus, consultez la page Organisation de l’AG pour des recommandations pratiques pour la prise de décision par écrit.

Report de l'assemblée générale

Il est également possible de reporter certaines (mais pas toutes !) décisions de l’assemblée générale afin d’organiser une réunion lorsque les conditions sanitaires seront plus favorables.

Pas de report possible pour l'apporbation des comptes

Le CSA prévoit l’obligation d’organiser une AG dans plusieurs hypothèses et notamment pour l’approbation des comptes annuels et du budget dans les 6 mois de la date de clôture de l’exercice social (AG dite « ordinaire »). Cela implique que les associations qui ont clôturé leur exercice social le 31 décembre 2020 ont jusqu’au 30 juin 2021 pour tenir leur AG. C’est le cas de la majorité des asbl. En 2021, il n’a pas été prévu de possibilité de report de ces délais obligatoires (même si la CESSoC et l’Unisoc en ont fait la demande, v. ci-dessous). Il n’est donc pas possible de reporter les décisions qui concernent l’approbation des comptes et du budget plus de 6 mois après la clôture de l’exercice social.

Report possible pour d'autres décisions

Cependant, il est permis de reporter certains points de l’ordre du jour qui ne doivent pas faire l’objet d’une approbation à une date précise. Exemple : présentation du rapport annuel et du programme de l’année, échanges avec les membres sur les activités, modifications des statuts non urgentes.

Il est donc possible de prévoir des modalités de décisions différentes par point à soumettre à l’AG, par exemple :

• Approbation des comptes annuels par écrit.
• Présentation du budget par visioconférence.
• Organisation d’une AG en présence physique des membres dans quelques mois pour la présentation du rapport annuel et du prochain programme.

Interpellations de l'Unisoc et de la CESSoC

La CESSoC et l’Unisoc (Union des employeurs à profit social) continuent à transmettre les difficultés relayées par leurs membres concernant l’organisation des assemblées générales en 2021 et à interroger les autorités compétentes sur le sens à donner à certaines dispositions législatives ou règlementaires. Certains points ont déjà fait l’objet de réponse et d’autres sont en cours d’analyse :

• L’Unisoc a obtenu des précisions de la part du SPF Justice concernant les risques de contestation si les membres du bureau de l’AG ne sont pas présents physiquement dans un lieu choisi en cas d’AG par voie électronique.
• Avant cela, l’Unisoc a interpellé à plusieurs reprises le ministère de la Justice quant à plusieurs problèmes de rédactions de la Loi du 20 décembre 2020 (notamment en ce qui concerne l’absence de définition du bureau de l’AG).
• La CESSoC a rédigé une interpellation auprès des Groupes Politiques de la Chambre des Représentants afin de demander une prolongation du délai prévu par la loi en matière de tenue des AG afin de pouvoir organiser celles-ci en présence physique des membres lorsque la situation sanitaire le permettra à nouveau. Nous vous tiendrons informé du suivi de cette interpellation.

! Attention ! Ces règles et conseils pratiques sont à considérer sous réserve de l’adoption prochaine de la Loi pandémie et de l'évoluation des mesures fédérales en matière de lutte contre la propagation du virus. Nous vous tiendrons informés de ces actualités dès que nous disposerons de davantage d’informations.

Pour en savoir plus, consultez la Zone COVID-19 - ASBL : Organisation de l’Assemblée générale qui sera mise à jour dans les plus brefs délais pour tenir compte de la possibilité de rassemblement à l'extérieur dans un contexte organisé.

Voyez aussi notre zone d'information COVID-19.